企業知識庫是什麼？ 5 分鐘認識知識庫＋成功案例解析！

在企業日常營運中，隨著數據、資料與訊息越來越多，如何有效管理企業知識是許多企業的一大挑戰。近幾年來，有許多企業都在導入「知識管理 Knowledge Management 」，但知識管理到底是什麼？「知識」要怎麼管理呢？

知識管理指的是 系統地收集、儲存、傳遞和應用知識 ，以便於組織內部共享和利用知識資源。無論是個人知識還是企業知識管理，都可以透過知識管理系統進行有序的管理，幫助員工更快速地找到所需的資訊，提高整體工作效率。

想知道更詳細的知識管理技巧，可以參考我們另一篇文章：知識管理

了解知識管理的定義之後，那我們究竟要將知識存放在哪裡呢？這裡我們就帶你了解如何將知識進行有效的儲存與管理，以下介紹企業知識庫，以及企業知識庫的 4 大優點！

聰明的你肯定知道，用來管理知識的系統就稱為「知識管理系統 Knowledge Management System, KMS 」，也有許多人稱其為知識庫，英文為 Knowledge Base ，其實都是一樣的意思！

知識庫、知識管理系統的定義就是儲存各種有意義資料的集合處 ，像是各式檔案、圖片、影音檔等等都可以是存在知識庫的內容。當經過系統化分類與管理，你就可以輕鬆找到井然有序的檔案們啦！

知識管理對企業來說非常重要，不僅可以保留企業內部的重要資訊，還能有效提升各部門工作效率。以下將帶你一起了解 4 大知識管理系統優點！

1. 經驗傳承不流失

在傳統的企業環境中，許多知識和經驗是透過員工的口耳相傳來傳遞，這種方式不僅效率低下，還容易因為員工流動而導致知識流失。知識庫能夠系統化保存企業內部的知識，確保這些寶貴的經驗能夠傳承下去，即使有員工離開，企業知識也不會隨之消失。

2. 降低企業成本

企業知識庫能夠自動化並系統化地管理知識，讓員工們不再需要花費大量時間進行知識的搜索和查找，也不用依賴單一員工的記憶來解決問題。這樣可以大幅降低人力和時間成本，並提升員工的工作效率。

3. 提升工作效率

知識庫的存在使員工可以更快地找到他們需要的資料，無論是技術指導還是各項工作的 SOP。這種便利性不但節省了大家的時間，還能夠幫助員工避免錯誤，提升工作的準確度。當企業知識被系統化整理後，無論是新員工還是資深員工，都能更有效率完成工作。

4. 增加競爭力

一個完善的企業知識庫能夠促進不同部門之間的合作與交流。當知識共享變得更加順暢時，員工更容易能從其他部門中學習到新的技能和知識，進而推動創新和提高企業整體的競爭力。

看到這裡，你已經知道知識庫對企業的重要性了，然而許多企業考量到知識管理系統導入需要花費大量的人力與時間成本，因此往往會有所顧忌。

事實上，當你了解知識管理的基本流程與知識管理系統的架構，企業知識庫的導入與建立並不如你想像中困難。以下是建立企業知識庫的 5 大流程，幫助你快速掌握企業知識庫建立的要點，讓你不再心驚驚！

1. 蒐集知識

首先，企業需要蒐集內部和外部的知識資源，這些知識包括技術文件、操作手冊、工作流程、專業文章、員工經驗等。這個步驟需要所有部門的參與，才能確保知識的全面性。

2. 分類與儲存知識

將蒐集到的知識進行系統化分類，包括按部門、主題、用途等分類方式，並將這些知識儲存在安全且方便檢索的企業知識庫中。這一步是建立知識庫的基礎，清楚的系統分類能幫助員工在需要時迅速找到所需的知識。

3. 建立系統

選擇合適的知識管理系統來支撐知識庫的運行，系統應具備資料分類、檢索、共享等基本功能，並且支持多格式資料（如文字、圖片、影音）的存儲和檢索，確保知識的多樣性。

4. 知識應用與傳遞

在企業內部推廣知識庫的使用，讓員工充分利用這些知識來解決問題和提高工作效率。管理層可以定期組織培訓，幫助員工更熟悉知識庫的操作。

5. 知識創造與更新

企業知識庫不可能一成不變，它需要不斷創造和更新新的企業知識，以適應企業的發展和變化。企業應該建立一套機制，定期更新知識庫中的內容，確保其中的資訊始終是最新且有效的。

現在許多企業都已經導入企業知識庫，並大幅提升人才培育的效率，以下分享 2 個企業知識管理案例，讓你知道導入企業知識庫絕對利大於弊！

行銷產業的工作節奏快，且需要處理大量客戶和內部的資料。過去，行銷公司的新進員工需要長時間的培訓才能掌握公司的業務流程和 SOP，導致培訓成本居高不下。

導入企業知識庫後，公司將所有的培訓材料、客戶資料和 SOP 集中管理，讓新進員工能夠快速掌握每項工作的資料，並在短時間內上手工作。這不僅大幅縮短了培訓時間，還有效地降低了人力成本，並提升了整體公司的營運效率。

製造業公司過去面臨著大量歷史文件和合作記錄分散存放的問題，查找資料時耗時費力，若是時間久遠或相關同仁已離職，就只能全憑印象，人工登入一個個歷史帳號查閱。

使用了企業知識庫之後，這些文件能系統化地被保存與查找，員工可以透過關鍵字隨時調閱資料，也可以查閱公司歷史紀錄。這不僅提高了查找效率，還促進了內部部門間的知識共享，提升了企業內部的協作能力和生產力。

現在心癢癢了，想要快點知道企業導入知識庫該找誰嗎？以下讓你知道知識管理系統比較與推薦。也特別介紹 Solwen AI 用生成式 AI 結合企業知識庫的案例，協助企業從建立、導入到優化，完整讓企業知識庫發揮最大效能！

📌 免費知識管理系統推薦

1. Notion

• 特色：Notion 是一款功能強大的筆記和知識管理工具，適合新創企業、小型團隊或個人使用。它支持文本、圖片、表格等多格式資料的儲存，並且在網路上有各式各樣的模板提供使用者免費下載。

📌 付費知識管理系統推薦

Welly 是台灣一家知名的數位行銷公司。為了維持高品質的服務，內部有大量資料，且公司擴張至將近 100 位同仁，培訓新人時，常耗費大量人力成本。所以 Solwen AI 替 Welly 量身打造了企業知識庫，成功為 Welly 進行數位轉型！

📌 企業痛點

內部有大量 SOP 及客戶資料，資訊查找困難。 公司內部有 50 位專案成員，培訓時間常耗費大量人力成本。 有些知識沒有列在文件上，不易管理與傳遞知識。

📌 Solwen AI 提供的解決方案

• 整理企業知識庫所需資料

Solwen AI 重新梳理了不同的檔案類型及內容，讓知識庫可以順利取用這些企業知識。

• 根據實際情境優化知識庫效能

在專案開始初期，定義了 50 個企業內部時常遇到的真實問題，在系統開發過程中根據這些真實問題不斷優化正確率，讓 AI 的產出越來越接近真人的正確回答。

• 自動記錄無法回答的問題

當內部員工問了不是知識庫能回答的問題時，系統會自動記錄下來，並提醒主管協助補充答案。

📌 導入企業知識庫的成效

• 節省 30% 的時間

導入企業知識庫後，同仁都可以直接詢問知識庫快速得到解答，也讓新人能更快完成培訓，節省了 30% 時間。

• 消除生成式 AI 常見的幻覺問題

基於實際情境的問答優化，我們的知識庫不會像一般 AI 應用會時常產出幻覺，確保使用者都能得到正確的資訊。

• 使用時，同時完善企業知識庫

因為主管會看到系統不能回答的問題並直接優化和回覆。這些資訊會再加回企業知識庫中，後續再有類似問題時，系統即可直接回覆。